12 Consejos de Productividad Simples (Pero Efectivos) Para Terminar tu Trabajo en la Mitad del Tiempo

Consejos de Productividad

La productividad es una de las claves para tener más tiempo libre.

Supongamos que terminas tu trabajo a medio día. En ese caso, tendrías toda la tarde para practicar tus hobbies favoritos, mejorar tu salud, pasar tiempo de calidad con tu familia, perseguir nuevos trabajos u oportunidades de negocios, o hacer lo que se te antoje. ¿Cómo suena eso? Apuesto a que suena buenísimo. Y esa podría ser tu realidad.

Las personas que pasan más tiempo realizando actividades que disfrutan, son más propensas a sentirse felices.

Así que no es mala idea que te dediques a aprender formas de cortar a la mitad el tiempo que inviertes en tus responsabilidades laborales, porque así abres oportunidades para vivir una mejor vida. Por tal razón, compartiré contigo doce consejos de productividad que te ayudarán a lograr justamente eso.

12 consejos de productividad para terminar tu trabajo en la mitad del tiempo

Empecemos con mi consejo de productividad favorito.

1. No contestes el teléfono (o mejor aún, enciende el modo avión).

Tu teléfono te entorpece

Tu smartphone es el asesino #1 de tu productividad.

Este dispositivo “inteligente” es un asesino de productividad debido a que nos distrae con las constantes notificaciones que recibimos, ya sea por las aplicaciones de redes sociales, de mensajería instantánea, o por llamadas de nuestros colegas, amigos y familiares.

Además, de acuerdo con investigaciones recientes, las personas que se distraen frecuentemente con el correo electrónico y las llamadas telefónicas tienen una caída de 10 puntos en su coeficiente intelectual (el doble en comparación con la caída que se tiene al fumar mariguana).

La mejor manera de esquivar estas trampas es apagando las notificaciones en el menú de configuración de tu teléfono, o mejor aún, encendiendo el modo avión, el cual se encargará de bloquear las conexiones de red, Wi-Fi, o Bluetooth de tu teléfono. Estas prácticas evitarán que recibas notificaciones, mensajes, llamadas, e incluso que navegues en internet.

Tan solo con este consejo multiplicarás diez veces tu productividad.

2. Piérdete para que nadie pueda encontrarte.

Aquí nadie puede verme

Si nadie puede contactarte ni encontrarte físicamente, entonces evitarás interrupciones de personas que quieren o necesitan algo de ti.

Es importante que entiendas que cuando alguien te interrumpe y solicita de ti algo con urgencia, te estás apegando a la agenda de alguien más. Y la tuya sufre.

Por lo tanto, si quieres ser realmente productivo, necesitas desaparecer, para que nadie pueda encontrarte ni hacerte preguntas tontas o pedirte cosas que no son urgentes de verdad. La mayoría de las preguntas que te hacen otras personas pueden ser respondidas a través de mensajería asíncrona (como correo electrónico o mensajería instantánea) cuando tengas algo de tiempo para perder (es decir, ¡nunca!).

Como alternativa, puedes encerrarte en tu oficina y utilizar audífonos para evitar cualquier tipo de interrupciones de personas que no son bienvenidas.

Aquellos que trabajan vía remota disfrutan de forma implícita algunos beneficios de productividad. Es mucho más fácil desaparecer para los colegas y clientes que se encuentran a cientos (e incluso miles) de kilómetros de distancia.

3. Apaláncate del poder de las listas de pendientes.

Lista de pendientes

Tener una lista de pendientes evita que pierdas el tiempo sonseando.

¿Por qué?

Porque cuando sabes qué es lo que sigue por hacer, ahorras el tiempo que debe invertirse cada que planeas la siguiente tarea a realizar.

Existen muchas aplicaciones que pueden ayudarte a crear tus listas de pendientes. Simplemente entra a la App Store o a la Play Store y busca “to-do list app”. Listo.

En mi humilde pero acertada opinión, no hay nada mejor que crear tu lista de pendientes en una simple y clásica libreta. De esa manera, esquivarás las trampas de la tecnología, pero también obtendrás ese sentimiento gratificante que consigues al tachar cada tarea que vas terminando.

También puedes utilizar las listas de pendientes para cosas externas al trabajo, como cuando vas a hacer el mandado.

Yo uso listas de pendientes a diario y no puedo vivir sin ellas. Para personas obsesivas como yo, las listas de pendientes son un estilo de vida.

4. Planea el día siguiente desde la noche anterior.

Planeación

Cuando sabes con un día de anticipación lo que debes hacer, te despiertas en la mañana directo a producir.

Me da un poco de pena admitir que, algunas veces, yo me levanto por las mañanas directo a trabajar, incluso sin bañarme ni lavarme los dientes (¡Qué asco! Ya lo sé). Simplemente me levanto y trabajo. Este extraño hábito (en combinación con otros factores importantes) me han llevado a ser dueño de una agencia de marketing digital que este año casi alcanzará los $600,000 dólares en ingresos.

No necesitas ir al extremo como yo, pero debes entender que planear tu día desde una noche antes te permite enfocarte en trabajar desde muy temprano.

También podrías planear tu día temprano en la mañana, pero eso no es tan poderoso como planearlo desde una noche antes. Cuando lo haces desde la noche anterior, te preparas mentalmente para el siguiente día.

¡Inténtalo!

5. Trabaja desde muy temprano en la madrugada, cuando todavía es de noche.

Así de temprano nadie podrá molestarme

Trabajar desde muy temprano en la mañana es algo productivo y relajante.

¿Por qué?

¡Porque todos están dormidos!

Esto significa que nadie te molestará, nadie hará preguntas tontas, y nadie tratará de someterte a su agenda. La gente ordinaria solo trabaja durante horas laborales.

Aunque este consejo incrementaría tu productividad dramáticamente, recomiendo utilizarlo para hacer algo que te apasiona (como ejercitarte, escribir, trabajar en el crecimiento de tu negocio, etc.) y no para chambear en las responsabilidades de tu empleo.

6. Bloquea el tiempo en tu calendario para trabajar en tus tareas más importantes.

Calendario

Si no puedes trabajar desde la madrugada, cuando todavía es de noche, entonces bloquea tiempo en tu calendario para trabajar en los pendientes prioritarios.

Bloquear tu tiempo significa programar una cita contigo mismo, como si fuera una junta, para trabajar sin interrupciones en tareas prioritarias.

¡Debes tratar este tiempo bloqueado tal como si fuera una junta con el papa!

Es un momento sagrado, y nadie debe interrumpirte. Nadie. Ni siquiera tu jefe, ni un cliente, ni tu esposa, ni tu hijo llorando (¡y lo digo en serio!).

Aprendí este poderoso consejo de productividad de Gary Keller en su libro, Solo Una Cosa.

7. Utiliza tus mañanas exclusivamente para producir.

Pura basura

Todos deberían utilizar las mañanas exclusivamente para producir.

Evita utilizarlas para checar los mensajes de WhatsApp, responder correos, checar las noticias, ver la televisión, ver qué onda con tus amigos en redes sociales, ver qué onda con el influencer que sigues, y otras actividades que solo desperdician tiempo.

Las mañanas son cruciales en productividad porque es cuando tenemos mucha energía física y mental. La energía matutina es demasiado valiosa, y deberías utilizarla para trabajar en algo que valga la pena, y no en actividades sin propósito.

Analiza la forma en que inviertes actualmente tus mañanas, y probablemente descubrirás que las utilizas en tareas que solo drenan tiempo valioso de tu vida (y recuerda, ¡la vida es corta!).

8. Minimiza la cantidad de juntas.

Las juntas apestan

No soy fan de tener juntas.

En mi humilde pero acertada opinión, las juntas son el asesino de productividad #2, justo después de tu smartphone.

Tu jefe quiere una junta; tu colega quiere una junta; tu cliente quiere una junta también.

Y la realidad es que, la mayoría de las juntas se llevan a cabo para resolver un problema que no necesita de una junta.

Es necesario aprender a decir que no a las juntas, y decirlo tan frecuente como te sea posible.

Algunas juntas no pueden evitarse (como la junta que tu jefe te exige ahora mismo), y hay juntas que son esenciales (como las juntas de negocios para cerrar tratos, o las juntas ejecutivas para planear los objetivos de la empresa para el siguiente año).

Pero la mayoría del tiempo puedes decir que no a las juntas con tus colegas, clientes, e incluso a las juntas con tu jefe.

9. Minimiza las actividades no planeadas.

El dueño dijo que no podía venir porque esto no estaba en su agenda

Evita cualquier tipo de actividad no planeada para reducir la merma de tiempo.

El único tipo de actividades no planeadas que pueden interrumpir tu agenda de trabajo incluyen:

  • Un incendio en tu casa.
  • Tu esposa empezando el trabajo de parto.
  • Tu hijo sufriendo un accidente severo.

Captas la idea.

Pero el jefe enojado, el colega enojado, el cliente enojado, la esposa enojada, todo eso puede esperar.

Debes ignorar inmediatamente todas las tareas que no son prioritarias y los eventos no urgentes que demandan tu atención.

Conforme vayas mejorando tu habilidad para ignorar eventos fuera de tu agenda del día, más trabajo podrás sacar en menor tiempo.

Ignorar actividades no planeadas podría provocar caos en algunas áreas de tu vida, pero esto sucederá en las áreas menos importantes.

10. Utiliza un archivero y un sistema de archivos en la nube.

Archivero

Tener a la mano lo que necesitas, justo en el momento en que lo necesitas, puede hacerte super productivo.

Un archivero físico te permitirá guardar documentos que eventualmente necesitarás. Por ejemplo, yo tengo un archivero en el que guardo recibos, pagos de impuestos, documentos de empleados, dinero, carteras, llaves, pólizas de seguros de gastos médicos, así como otros documentos que podría necesitar.

Un sistema de archivos en la nube, como Google Drive, Evernote, o Dropbox, te permitirán acceder a tus archivos en cualquier lugar, en cualquier momento. Yo utilizo Google Drive para archivar todo lo relacionado a mi negocio, y utilizo Evernote en combinación con una variante del sistema de productividad de Getting Things Done para guardar todas las ideas y tareas que eventualmente requeriré procesar o hacer.

No compliques las cosas. Puedes comprar un archivero barato en Office Depot y hacerte una cuenta gratuita en Google Drive. Eso será suficiente.

11. Utiliza un cronómetro.

Trabajar a contrarreloj también puede incrementar tu productividad.

El método de productividad más popular que utiliza un cronómetro es la Técnica Pomodoro.

Aunque tiene sus variantes, la Técnica Pomodoro utiliza un cronómetro para trabajar en bloques de 25 minutos. Trabajas 25 minutos y después descansas 5 minutos. Después trabajas otros 25 minutos y descansas otros 5 minutos. Y así sucesivamente.

La regla más importante al implementar la Técnica Pomodoro es que nada debe interrumpirte mientras trabajas. Idealmente, tu teléfono debe estar en modo avión, y la puerta de tu oficina debe estar cerrada.

Suena simple y aburrido, pero es algo muy poderoso. No te engañes por su simplicidad. Puede cambiar la forma en que trabajas. Para siempre.

La App Store y la Play Store tienen aplicaciones gratuitas que puedes descargar para practicar la Técnica Pomodoro.

12. Optimiza tu ambiente de trabajo para maximizar tu productividad.

Si tu espacio de trabajo es un cuarto de juegos, nunca serás productivo

Tu ambiente de trabajo debe invitarte a ser productivo.

Es iluso pensar que puedes ser productivo mientras trabajas en un cuarto de juegos, en donde tienes un XBOX por un lado, un PlayStation en el otro, y una pantalla de 85 pulgadas de frente.

Si quieres ser productivo, tu ambiente de trabajo debe ser aburrido, para que no te distraigas. Un ambiente bien optimizado te permitirá enfocarte en la tarea que tienes frente a ti.

Además, si eres de esas personas que no puede trabajar con ruido a su alrededor, necesitarás trabajar en un lugar callado.

Adapta tu ambiente de trabajo para que puedas maximizar tu concentración.

Conclusión

La productividad es un arte y una ciencia.

Para ser bueno en ella, debes aprender la teoría, pero también practicar mucho.

Y te advertiré algo:

Si tratas de implementar de golpe todos los consejos de productividad que te compartí en este artículo, probablemente terminarás abandonando el esfuerzo porque tendrás que cambiar muchas cosas. Y cambiar es difícil.

El mejor tip que puedo darte es que escojas de 1 a 3 consejos que creas que tendrán el impacto más significativo en tu productividad y que empieces con esos. Después, una vez que los hayas dominado, puedes integrar de 1 a 3 consejos adicionales.

Estoy 100% seguro de que, si te comprometes a implementar estas estrategias con disciplina, cortarás a la mitad tu tiempo de trabajo. Lo garantizo.

Mantente productivo. Vive una mejor vida.

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